校财〔2023〕3号

河北师范大学会议费管理办法

第一章  总则

第一条 为落实习近平总书记2021年在中国科学院第二十次院士大会、中国工程院第十五次院士大会和中国科学技术协会第十次全国代表大会上讲话精神，进一步加强和规范我校会议费管理，根据中共教育部党组《关于抓好赋予科研管理更大自主权有关文件贯彻落实工作的通知》（教党函〔2019〕37号）、财政部《在华举办国际会议经费管理办法》（财行〔2015〕371号）、中共河北省委办公厅、河北省政府办公厅《关于完善和落实省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（冀办发〔2016〕49号）、河北省财政厅《河北省省级机关会议费管理办法》（冀财行〔2016〕55号）、河北省财政厅《关于进一步加强省级预算单位会议费支付管理的通知》（冀财库〔2019〕17号）等相关文件精神，结合学校教学科研业务实际，制定本办法。

第二条 各单位召开会议应当坚持厉行节约、务实高效的原则，严格遵守中央及省委省政府有关厉行节约、反对浪费的各项规定，严格控制会议数量和规模，规范会议费管理。　　

第三条 各单位应当严格会议费预算管理，从总量和标准从严控制会议费预算规模。会议费应纳入预算，单独列示，明确会议项目、开支数额和资金列支渠道，执行中不得突破预算。　　

第四条 会议费使用和管理责任主体

会议举办者是会议费使用、管理的直接责任人，对会议费收支和票据等的真实性、合法性、合规性承担直接责任。并遵守有关财经法律法规和财务管理制度，据实报销会议费。

　第二章　会议分类和审批　　

第五条 会议管理实行分类管理、分级审批。　　

第六条 学校会议分类如下：

（一）国内业务会议，指因教学、科研及学科建设等业务需要举办的业务性会议，包括学术会议、学术论坛、研讨会、评审会、论证会、座谈会、答辩会等。

（二）国内管理会议，指除国内业务会议之外的其他国内会议。

（三）在华举办国际会议，指经批准的在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的因教学、科研及学科建设等业务需要举办的业务性会议（以下简称国际会议）。

第七条 学校实行会议计划编报和审批制度，年度会议计划（包括会议数量、会议名称、召开的理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费及列支渠道等）经校长办公会或党委常委会审批后执行。　

国内管理会议的年度会议计划一经批准，原则上不得调整。对省委、省政府交办等确需临时增加的会议，按规定程序报批。　

国内业务会议计划可根据实际需要，报主管职能部门及分管校领导审批后进行调整。

第八条 会议按以下要求和程序审批。

（一）国内管理会议

举办国内管理会议，由分管校级领导审批。

（二）国内业务会议

举办国内业务会议，除参会人数在10人以内(含10人)的教学科研小型业务性会议，由主管职能部门领导审批外；其余由分管校级领导审批。

（三）在华举办国际会议

需要省级主管部门审批的，必须经省级主管部门批准后，方可召开；不需要省级主管部门审批的，由分管校级领导审批。申请学校财政性资金资助的国际会议必须有年度预算安排。

第九条 国内管理会议参会人员视内容而定，一般不得超过50人，其中，工作人员控制在会议代表人数的10%以内。业务性会议举办者应当根据会议性质、会议内容确定会议人数和天数，合理限定工作人员数量。

第十条 有预算资金安排的会议，应在预算额度和标准内据实开支会议费。没有预算资金安排的会议，应预先编制会议费预算，填写河北师范大学会议费审批单（详见附件），由各单位负责人或项目负责人审批，按批准的预算额度和规定标准据实开支会议费。

第十一条 各单位召开会议应当改进会议形式，充分运用电视电话、网络视频、通讯邮件等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。

第十二条 会议优先安排在校内会议中心、宾馆等场所。因工作需要必须在校外召开的，国内会议原则上应安排在四星级以下（含四星）宾馆，不得在国家和省明令禁止的风景名胜地举办。

第三章 会议费开支范围、标准和报销管理

第十三条 会议费用包括住宿费、伙食费、其他费用。其他费用包括会议室租金、交通费、文件印刷费、办公文具、医药费、同声传译设备租金等。

交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表调研等发生的交通支出。

会议费开支实行综合定额控制，各项费用之间可以调剂使用。综合定额标准（元/人·天）如下：

（一）定额标准是会议费开支的上限，各单位应在定额标准以内据实结算报销。与外地单位合办的业务会议，住宿费标准参照当地差旅住宿费标准执行，伙食费和其他费用标准合计300元。

（二）不安排就餐的会议，扣除伙食费的定额。

（三）不安排住宿或住宿费由参会人员自行承担的会议，扣除住宿费的定额。如有发生会务组用房费用，列在其他费用栏。

（四）本地代表一般不安排会议住宿。

（五）国内会议，不得安排茶歇，不得安排会议地点及学校之外的用餐。

会议场地租赁费、接送站及会议期间交通费、设备租赁费、专家咨询费均按实际发生据票报销。

第十四条 会议代表参加会议发生的城市间交通费，原则上回所在单位报销。根据中共河北省委办公厅、河北省政府办公厅《关于完善和落实省级财政科研项目资金管理等政策的实施意见》（冀办发〔2016〕49号），业务性会议确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议发生的城市间交通费、国际旅费、专家咨询费，应纳入会议费预算，按照学校相关规定据实报销。

第十五条 会议费支付应以银行转账、公务卡方式结算。

第十六条 各单位在会议结束后及时到财务处办理报销手续。报销时应当提供会议费审批单、会议通知、参会人员签到表、会议服务单位提供的住宿人员名单和就餐明细账清单、结算票据等凭证。

第十七条　各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，具备条件的应向社会公开。　　

第四章 监督问责

第十八条 学校纪委、监察处、审计处、财务处等部门履行相应监督问责的职责。

第十九条 学校定期对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查，并通过信息发布等方式公开相关信息，接受校内各方的监督。主要内容包括：

（一）会议活动是否按规定履行审批手续；

（二）会议费开支范围和标准是否符合规定；

（三）会议费报销手续是否符合规定；

（四）会议费管理和使用的其他情况。

第二十条 严禁借会议名义组织会餐或安排宴请；严禁预存、套取会议费设立“小金库”。

第二十一条 按照“谁支付、谁负责”的原则，各单位应严格执行会议费开支规定，不得开支与会议无关的费用。严格执行“八项规定”，会议期间不得组织会议代表旅游及与会议无关的参观；严禁组织娱乐、健身活动；严禁以任何名义发放纪念品。

第二十二条 违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办单位和相关人员的责任：

（一）预存、套取会议费设立“小金库”；

（二）以虚报会议人数、天数等手段骗取会议费；

（三）违规扩大会议费开支范围，擅自提高会议费开支标准；

（四）违规报销与会议无关费用；

（五）其他违反本办法的行为。

对发现问题的单位，由学校纪检监察、审计、财务等部门责令改正，追回资金，并视情况予以通报。对直接责任人和相关负责人，学校按规定给予行政处分。涉嫌违法的，移送司法机关处理。

第五章 附则

第二十三条 专项经费或科研等项目经费有会议费标准规定的，按其规定执行。

第二十四条 本办法自印发之日起执行。

附件：河北师范大学会议费审批单.docx

2023年7月28日